Page 221 - Bolu Belediyesi Faaliyet Raporu - 2023

BOLU BELEDİYESİ | FAALİYET RAPORU 2023

yazılmıştır. Yıl boyunca yapılan gelen ve giden evrak kayıtlarının yılsonunda çıktısı
alınarak evrak kayıt defteri oluşturulmaktadır.
Yazışmalar, 10 Haziran 2020 tarih ve 31151 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan Resmi
Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkındaki Yönetmeliğe göre
yapılmaktadır.
Yazışmalarda ve dosyalamalarda desimal sisteme, 20.07.2009 tarihinden itibaren de
yazışma kodlamalarına geçilmiştir. Birimlerle yazışmalar koordineli ve düzenli bir
şekilde takibi yapılmış, aksatılmadan yürütülmesi sağlanmıştır.
KAYSİS (Elektronik Kamu Bilgi Yönetim Sistemi)’de K.EP adresi kayıtlı olan Kurumlar
ile K.E.P (Kayıtlı Elektronik Posta) üzerinden yazışmalar yapılmıştır.

Kurum Arşivi Çalışmaları

Kurum Arşivinde kayıt yönetimi çerçevesinde fiziksel düzenleme, devir-teslim, ayıklama
ve imha işlemleri ile tüm müdürlük ve birimlerde sayısallaştırma ve indeksleme Fiziki
Arşivleme Sistemi ve Standart Dosya Planı uygulama çalışmaları gerçekleştirilmiştir.

 Müdürlük ve birimlerde işlemi biten evrakın ilgili yönetmelik maddeleri
gereğince uygunluk kontrolü yapılarak, kabulü yapılmıştır.
 Yazı İşleri Müdürlüğü, Zabıta Müdürlüğü, Mali Hizmetler Müdürlüğü, İtfaiye
Müdürlüğü, İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürlüğü, Halkla İlişkiler Müdürlüğü,
Gelirler Müdürlüğü, Veteriner İşleri Müdürlüğü ve İmar ve Şehircilik
Müdürlüğü’ne ait yönetmelikte belirtilen esaslar doğrultusunda evrak teslim
alınmış, kurum arşivi tarafından yine yönetmelik esasları gereğince kabulü
yapılmıştır.

 2023 Yılında Kurum Arşivine devredilen evrakların birimlere göre dağılımı ve
adedi;
- Yazı İşleri Müdürlüğü 54 Klasör - 2 Karar Defteri
- Zabıta Müdürlüğü 118 Klasör - 172 Koçan - 56 Ek Evrak
- Mali Hizmetler Müdürlüğü 10.986 Dosya - 353 Klasör
- İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürlüğü 157 Klasör
- İmar ve Şehircilik Müdürlüğü 505 Klasör - 749 Ruhsat Dosyası – 1.872 Ek Evrak
- Halkla İlişkiler Müdürlüğü 20 Klasör
- Veteriner İşleri Müdürlüğü 41 Klasör
- Gelirler Müdürlüğü 526 Klasör - 41.292 Ek Evrak
- İtfaiye Müdürlüğü 18 Klasör
Toplam : 1.792 Adet Klasör - 10.986 Adet Dosya - 43.220 Adet Ek Evrak -
2 Adet Karar Defteri - 172 Adet Koçan - 749 Adet Ruhsat Dosyası

Bolu Belediyesi | 218