Page 220 - Bolu Belediyesi Faaliyet Raporu - 2023

BOLU BELEDİYESİ | FAALİYET RAPORU 2023

Belediye Meclisince her ay gerçekleştirilen ilk toplantıda komisyonlara havale
edilen konularla ilgili komisyon toplantılarını organize etmek, (toplantı katılım çizelgesi)
komisyon raporlarını hazırlayıp komisyon üyelerine imzalatarak meclis üyelerine ikinci
toplantıda dağıtmak.

Meclis Kararlarının Divan Üyelerince imzalanması sağlanarak Valilik Makamına
süresi içerisinde 2 nüsha olarak teslimi ile Valilik Makamınca onaylanması gereken
kararlarla ilgili tüm yazışmaları yaparak, Meclis Kararlarının İlimiz Merkezinde yaşayan
vatandaşlara Birim Müdürlüklerimize duyurulması amacıyla tüm yazışmaları yapmak,

Belediye Meclisimizi ve Meclis Üyelerimizle ilgili tüm yazışmaları (üyesi
bulunduğumuz birliklerle ilgili yazışmalar, Meclis Üyelerinin huzur hakkı puantajları, vb.)
yapmak.

Encümen Çalışmaları

1 Ocak 2023 tarihinden, 31 Aralık 2023 tarihine kadar, Belediyenin yürütme Organı
niteliğinde olan ve haftanın genellikle Salı - Cuma günlerinde olmak üzere iki kez
toplanan Belediye Encümeni kararlarının yazım işleri yapılmıştır.
Belediye Encümeni bu tarihler arasında 99 kez toplanmış olup, bu toplantılar
sonucunda 1535 adet karar alınmıştır. Müdürlüğümüzce alınan kararlar düzenli bir
şekilde dijital ortamda yazılmış, takibi ve gereği yapılması için ilgili müdürlüklere
havalesi gerçekleştirilmiştir.
Kararların düzenli bir şekilde arşivlenmesi için klasöre takılarak ayıca Encümen Karar
Defterine yazılması sağlanmıştır.
Encümen üyelerinin huzur hakkı puantajı hazırlanarak ilgili müdürlüğe
gönderilmiştir.

Evrak Kayıt ve Dosyalama Çalışmaları

Yazı İşleri Müdürlüğümüzce 01 Ocak 2023 tarihinden 31 Aralık 2023 tarihine kadar
olan sürede, 9723 adet gelen evrak, 15886 adet giden evrak kaydı yapılmıştır.
Gelen evrakların havaleleri sağlanarak bilgisayara kaydı yapılmış, ilgili müdürlüklere
bilgisayarda tarama yolu, K.E.P (Kayıtlı Elektronik Posta) sistemi üzerinden belge
aktarma yolu ile gönderilmeye başlanmış, evrakın daha kısa zamanda zaman kaybı
olmadan müdürlüğe ulaşması sağlanmıştır. Ayrıca zaruret arz eden evraklar zimmetle
ilgili müdürlüklere gereği yapılmak üzere gönderilmiştir.
Cevaplanmayan evrakların takibi yapılmış, evrak takibi ile ilgili olarak haftalık, aylık
ve yıllık raporlar hazırlanarak ilgili müdürlüklere bilgi verilmiştir. Kayıt esnasında 2
veya daha fazla müdürlüğü ilgilendiren yazıların cevapları müdürlüğümüz tarafından

Bolu Belediyesi | 217