Page 161 - Bolu Belediyesi Faaliyet Raporu - 2023

BOLU BELEDİYESİ | FAALİYET RAPORU 2023

ÖZEL KALEM MÜDÜRLÜĞÜ

Görev, Yetki ve Sorumlulukları
Özel Kalem Müdürlüğü, 5393 sayılı Belediye Kanunu ve Özel Kalem Müdürlüğü’nün
görevleriyle ilgili her türlü mevzuat dikkate alınarak hazırlanmıştır. İş Bu Yönetmenlik
Belediye Meclisinin 10/05/2019 tarih ve 2019/157 sayılı kararı ile onaylanmıştır. Karar
kapsamında görev, yetki ve sorumlulukları tanımlanmıştır.

Personel Yapısı
Özel Kalem Müdürlüğü’nde 2023 yılında; 1 müdür, 6 memur ve 25 şirket personeli, olmak
üzere toplam 32 personel görev yapmıştır.

Faaliyet ve Projeler
Özel Kalem Müdürlüğü kapsamında 2023 yılında gerçekleştirilen faaliyet şu şekildedir;
 Günlük 100-120 ziyaretçi ortalaması ile yıl bazında 50-60 bin vatandaşımızın
Belediye Başkanı ile birebir görüşmesi sağlanmıştır.
 Başkanlık Makamına gelen vatandaşlarımızın dilek ve temennileri Başkanlığa
aktarılmıştır.
 Yurt içi ve yurt dışından gelen misafirler ve heyetler ağırlanmıştır.
 Belediye Başkanımızın başkanlığında yapılan Daire Müdürleri Toplantısı ile birimler
arası koordinasyonu sağlama çalışmaları sürdürülmüştür.
 Başkanlık Makamının protokol karşılama, ağırlama, özel heyetlerle yapılacak
temasların ayarlanması, randevuların ve toplantıların düzenlenmesi, evrakların
takibi, tebrik, teşekkür, taziye vb. mahiyetteki yazışmaların yürütülmesi sağlanmıştır.
 Belediye Başkanının resmi ve özel temasları düzenlenmiştir.
 Makama sunulması istenen veya gerekli olan yazı, dosya ve dokümanlar iş bölümüne
göre Başkan, Başkan Yardımcılarına sunulmuş, imzalanan veya süreci tamamlananlar

ilgili yerlere veya kişilere gönderilmiştir. Resmi yazılar ve mail ile gelen yazılar
başkanlık makamına iletilmiş, cevaplanarak ilgili yerlere ulaştırılmış, takip edilmesi
gereken konuların süreçleri takip edilmiştir.
 Milletvekillerimiz, belediye başkanlarımız ve diğer heyetler ağırlanmıştır.
 Makam ve müdürlüklerle doğrudan doğruya ilgili konulardaki Türkçe veya yabancı dil
ile yapılacak yazışmalara ait metinlerin hazırlanması, dosyalama işlemleriyle tercüme
işlemleri yürütülmüştür.
 Bakanlıkça talep edilen veya Başkanlığa sunulacak konularla ilgili müdürlüklerce
verilmesi zorunlu veya yararlı görülen tamamlayıcı bilgi ve dokümanlar sağlanmış, bu
konularda gerekli derleme, araştırma ve incelemeler yapılmış veya ilgili birim
müdürlüklerine yaptırılmıştır.
 Başkanlıkça verilen sözlü veya yazılı emir ve bilgiler ilgililere duyurulmuştur.
 Temel atma, açılış, anma, kutlama vb. toplantılarda protokol kurallarına uygunluk
denetlenmiş ve düzenlemeleri sağlanmıştır.
 Başkanlığa ulaşacak her türlü dilek şikayet ve öneri konuları izlenmiş ve sonucundan
ilgililere en kısa zamanda bilgi verilmiştir.

Bolu Belediyesi | 158