Page 246 - Bolu Belediyesi Faaliyet Raporu - 2022

BOLU BELEDİYESİ | FAALİYET RAPORU 2022

komisyon raporlarını hazırlayıp komisyon üyelerine imzalatarak meclis üyelerine ikinci
toplantıda dağıtmak.

Meclis Kararlarının Divan Üyelerince imzalanması sağlanarak Valilik Makamına süresi
içerisinde 2 nüsha olarak teslimi ile Valilik Makamınca onaylanması gereken kararlarla
ilgili tüm yazışmaları yaparak, Meclis Kararlarının İlimiz Merkezinde yaşayan
vatandaşlara Birim Müdürlüklerimize duyurulması amacıyla tüm yazışmaları yapmak,

Belediye Meclisimizi ve Meclis Üyelerimizle ilgili tüm yazışmaları (üyesi bulunduğumuz
birliklerle ilgili yazışmalar, Meclis Üyelerinin huzur hakkı puantajları, vb.) yapmak.

Encümen Çalışmaları

1 Ocak 2022 tarihinden, 31 Aralık 2022 tarihine kadar, Belediyenin yürütme Organı
niteliğinde olan ve haftanın genellikle Salı - Cuma günlerinde olmak üzere iki kez toplanan
Belediye Encümeni kararlarının yazım işleri yapılmıştır.

Belediye Encümeni bu tarihler arasında 101 kez toplanmış olup, bu toplantılar sonucunda
1497 adet karar alınmıştır. Müdürlüğümüzce alınan kararlar düzenli bir şekilde dijital
ortamda yazılmış, takibi ve gereği yapılması için ilgili müdürlüklere havalesi
gerçekleştirilmiştir.

Kararların düzenli bir şekilde arşivlenmesi için klasöre takılarak ayıca Encümen Karar
Defterine yazılması sağlanmıştır.

Encümen üyelerinin huzur hakkı puantajı hazırlanarak ilgili müdürlüğe gönderilmiştir.

Evrak Kayıt ve Dosyalama Çalışmaları
Yazı İşleri Müdürlüğümüzce 01 Ocak 2022 tarihinden 31 Aralık 2022 tarihine kadar olan
sürede, 9603 adet gelen evrak, 17256 adet giden evrak kaydı yapılmıştır.

Gelen evrakların havaleleri sağlanarak bilgisayara kaydı yapılmış, ilgili müdürlüklere
bilgisayarda tarama yolu, K.E.P (Kayıtlı Elektronik Posta) sistemi üzerinden belge
aktarma yolu ile gönderilmeye başlanmış, evrakın daha kısa zamanda zaman kaybı
olmadan müdürlüğe ulaşması sağlanmıştır. Ayrıca zaruret arz eden evraklar zimmetle
ilgili müdürlüklere gereği yapılmak üzere gönderilmiştir.

Cevaplanmayan evrakların takibi yapılmış, evrak takibi ile ilgili olarak haftalık, aylık ve
yıllık raporlar hazırlanarak ilgili müdürlüklere bilgi verilmiştir. Kayıt esnasında 2 veya
daha fazla müdürlüğü ilgilendiren yazıların cevapları müdürlüğümüz tarafından
yazılmıştır. Yıl boyunca yapılan gelen ve giden evrak kayıtlarının yılsonunda çıktısı
alınarak evrak kayıt defteri oluşturulmaktadır.

Yazışmalar, 10 Haziran 2020 tarih ve 31151 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan Resmi

Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkındaki Yönetmeliğe göre yapılmaktadır.
Bolu Belediyesi | 245