Page 170 - Bolu Belediyesi Faaliyet Raporu - 2020
P. 170
BOLU BELEDİYESİ | FAALİYET RAPORU 2020
Yazışmalarda ve dosyalamalarda desimal sisteme, 20.07.2009 tarihinden itibaren de
yazışma kodlamalarına geçilmiştir. Birimlerle yazışmalar koordineli ve düzenli bir
şekilde takibi yapılmış, aksatılmadan yürütülmesi sağlanmıştır.
KAYSİS (Elektronik Kamu Bilgi Yönetim Sistemi)’de K.EP adresi kayıtlı olan
Kurumlar ile K.E.P (Kayıtlı Elektronik Posta) üzerinden yazışmalar yapılmıştır.
Kurum Arşivi Çalışmaları
Kurum Arşivi’nde kayıt yönetimi çerçevesinde fiziksel düzenleme, devir-teslim,
ayıklama-imha işlemleri ile tüm müdürlük ve birimlerde sayısallaştırma ve indeksleme
Fiziki Arşivleme Sistemi ve Standart Dosya Planı uygulama çalışmaları
gerçekleştirilmiştir.
Müdürlük birimlerinde işlemi biten evrakın ilgili yönetmelik maddeleri gereğince
uygunluk kontrolü yapılarak, kabulü yapılmıştır.
Yazı İşleri Müdürlüğü, Zabıta Müdürlüğü, Mali Hizmetler Müdürlüğü, Destek
Hizmetleri Müdürlüğü, İtfaiye Müdürlüğü, Özel Kalem Müdürlüğü, Halkla İlişkiler
Müdürlüğü, İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürlüğü, Hukuk İşleri Müdürlüğü ve İmar
ve Şehircilik Müdürlüğüne ait yönetmelikte belirtilen esaslar doğrultusunda evrak
teslim alınmış, Kurum Arşivi tarafından yine yönetmelik esasları gereğince kabulü
yapılmıştır.
2020 Yılında Kurum Arşivine devredilen evrakların birimlere göre dağılımı ve adedi;
Yazı İşleri Müdürlüğü :65 Klasör
Zabıta Müdürlüğü :477 Klasör - Dosya
Mali Hizmetler Müdürlüğü :23.654 Klasör –Dosya-Ek Evrak
Destek Hizmetleri Müdürlüğü :12 Klasör
İtfaiye Müdürlüğü :19 Klasör
Özel Kalem Müdürlüğü :66 Klasör - Dosya
Halkla İlişkiler Müdürlüğü :10 Klasör -Dosya
İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürlüğü :39 Klasör
Hukuk İşleri Müdürlüğü :238 Dosya
İmar ve Şehircilik Müdürlüğü :3216 Klasör-Dosya-Ek Evrak
Toplam :27.796 Adet Klasör-Dosya-Ek Evrak
2020 Yılında Kurum Arşivi tarafından 85.420 sayfa A3-A4-A5 evrak dijital ortama
aktarılmıştır.
2020 Yılında Kurum Arşivinden Talep Edilen Belge ve Bilgi Sayısı;
İmar ve Şehircilik Müdürlüğü :267 Adet
Mali Hizmetler Müdürlüğü :395 Adet
Bolu Belediyesi | 170
