Page 169 - Bolu Belediyesi Faaliyet Raporu - 2020

BOLU BELEDİYESİ | FAALİYET RAPORU 2020

 Belediye Meclisince her ay gerçekleştirilen ilk toplantıda komisyonlara havale edilen
konularla ilgili komisyon toplantıları organize edilmiş, (toplantı katılım çizelgesi)
komisyon raporları hazırlanıp komisyon üyelerine imzalatılarak meclis üyelerine
ikinci toplantıda dağıtılmıştır.
 Meclis Kararları Divan Üyelerine imzalatılarak Valilik Makamına süresi içerisinde 2
nüsha olarak teslimi yapılmıştır. Ayrıca Valilik Makamınca onaylanması gereken
kararlarla ilgili tüm yazışmalar yapılmıştır.
 Belediye Meclisimiz ve Meclis Üyelerimizle ilgili tüm yazışmalar (üyesi
bulunduğumuz birliklerle ilgili yazışmalar, Meclis Üyelerinin huzur hakkı puantajları,
vb.) yapılmıştır.

Encümen Çalışmaları

 1 Ocak 2020 tarihinden, 31 Aralık 2020 tarihine kadar, Belediyenin yürütme Organı
niteliğinde olan ve haftanın genellikle Salı - Cuma günlerinde olmak üzere iki kez
toplanan Belediye Encümeni kararlarının yazım işleri yapılmıştır.
 Belediye Encümeni bu tarihler arasında 92 kez toplanmış olup, bu toplantılar
sonucunda 1831 adet karar alınmıştır.
 Müdürlüğümüzce alınan kararlar düzenli bir şekilde dijital ortamda yazılmış, takibi
ve gereği yapılması için ilgili müdürlüklere havalesi gerçekleştirilmiştir.
 Kararların düzenli bir şekilde arşivlenmesi için klasöre takılarak ayıca Encümen
Karar Defterine yazılması sağlanmıştır.
 Encümen üyelerinin huzur hakkı puantajı hazırlanarak ilgili müdürlüğe
gönderilmiştir.

Evrak Kayıt ve Dosyalama Çalışmaları
 Yazı İşleri Müdürlüğümüzce 01 Ocak 2020 tarihinden 31 Aralık 2020 tarihine kadar
olan sürede, 7554 adet gelen evrak, 16924 adet giden evrak kaydı yapılmıştır.
 Gelen evrakların havaleleri sağlanarak bilgisayara kaydı yapılmış, ilgili müdürlüklere
bilgisayarda tarama yolu, K.E.P (Kayıtlı Elektronik Posta) sistemi üzerinden belge
aktarma yolu ile gönderilmeye başlanmış, evrakın daha kısa zamanda zaman kaybı
olmadan müdürlüğe ulaşması sağlanmıştır. Ayrıca zaruret arz eden evraklar
zimmetle ilgili müdürlüklere gereği yapılmak üzere gönderilmiştir.
 Cevaplanmayan evrakların takibi yapılmış, evrak takibi ile ilgili olarak haftalık, aylık
ve yıllık raporlar hazırlanarak ilgili müdürlüklere bilgi verilmiştir. Kayıt esnasında 2
veya daha fazla müdürlüğü ilgilendiren yazıların cevapları müdürlüğümüz tarafından
yazılmıştır. Yıl boyunca yapılan gelen ve giden evrak kayıtlarının yılsonunda çıktısı
alınarak evrak kayıt defteri oluşturulmaktadır.
 Yazışmalar, 02 Şubat 2015 tarih ve 29255 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan Resmi
Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkındaki Yönetmeliğe göre
yapılmaktadır.

Bolu Belediyesi | 169