Page 153 - Faaliyet Raporu - 2015

BOLU BELEDİYESİ | FAALİYET RAPORU 2015

 2015 yılı içerisinde Belediyemiz Meclisi 12 adet Meclis toplantısı yapmış olup, bu
toplantılarda 25 Birleşim 26 oturum gerçekleştirmiştir. Toplam 394 adet Belediye
Meclisi kararı alınmıştır.
 Bu toplantılarda Şehrimiz ve Belediyemizle ilgili iş ve işlemler görüşülmüş,
vatandaşlarımızın sorunlarını çözmeye, Belediye Hizmetlerinin daha hızlı, etkin
olmasına yönelik ve çağdaş belediyeciliğe yaraşır kararlar alınmıştır. Yapılan bu
toplantı ve alınan karara ait tutanaklar düzenlenerek, kararlarla ilgili Bakanlıklarla,
Kurumlara ve daire müdürlüklerine havalesi sağlanmıştır. Yine müdürlüğümüzce bu
tutanaklar düzenli şekilde arşivlenmiştir. Kararların ‘’Meclis Karar Defteri’ne ‘’ yazım
işleri gerçekleştirilmiştir. Meclis üyelerinin Huzur Hakkı puantajı hazırlanarak ilgili
müdürlüğe gönderilmiştir.
 Kararların Valilik Makamına 5393 Sayılı Belediye Kanunu’nun 23.maddesi uyarınca
gönderilmesi sağlanmıştır.

Encümen Çalışmaları
 1 Ocak 2015 tarihinden, 29 Aralık 2015 tarihine kadar, Belediyenin yürütme Organı
niteliğinde olan ve haftanın genellikle Salı-Cuma günlerinde olmak üzere iki kez
toplanan Belediye Encümenin kararları düzenli yazılmıştır.
 Belediye Encümeni bu tarihler arasında 101 kez toplanmış olup, bu toplantılar
sonucunda 2170 adet karar alınmıştır.
 Müdürlüğümüzce alınan kararlar düzenli bir şekilde dijital ortamda yazılmış, takibi
ve gereği yapılması için ilgili müdürlüklere havalesi gerçekleştirilmiştir.
 Kararların düzenli bir şekilde arşivlenmesi ayrıca Encümen Karar Defterine
yazılması sağlanmıştır.
 Encümen üyelerinin huzur hakkı puantajı hazırlanarak ilgili müdürlüğe
gönderilmiştir.

Evrak Kayıt ve Dosyalama Çalışmaları
 Yazı İşleri Müdürlüğümüzce 01 Ocak 2015 tarihinden 31 Aralık 2015 tarihine kadar
olan sürede, 26562 adet gelen evrak, 20492 adet giden evrak kaydı yapılmıştır.
 Gelen evrakların havaleleri sağlanarak bilgisayara kaydı yapılmış, ilgili müdürlüklere
bilgisayarda tarama yolu ile gönderilmeye başlanmış, evrakın daha kısa zamanda
zaman kaybı olmadan müdürlüğe ulaşması sağlanmıştır.
 Zaruret arz eden evraklar zimmetle ilgili müdürlüklere gereği yapılmak üzere
gönderilmiştir.

 Cevaplanmayan evrakların takibi yapılmış, evrak takibi ile ilgili olarak haftalık, aylık
ve yıllık raporlar hazırlanarak ilgili müdürlüklere bilgi verilmiştir.
 Kayıt esnasında 3 veya daha fazla müdürlüğü ilgilendiren yazıların cevapları
müdürlüğümüz tarafından yazılmıştır.
 Yıl boyunca yapılan gelen ve giden evrak kayıtlarının yılsonunda çıktısı alınarak
evrak kayıt defteri oluşturulmuştur.
Bolu Belediyesi | 153