Page 208 - Bolu Belediyesi Faaliyet Raporu - 2024

BOLU BELEDİYESİ | FAALİYET RAPORU 2024

Encümen Çalışmaları

1 Ocak 2024 tarihinden, 31 Aralık 2024 tarihine kadar, Belediyenin yürütme Organı niteliğinde olan
ve haftanın genellikle Salı - Cuma günlerinde olmak üzere iki kez toplanan Belediye Encümeni
kararlarının yazım işleri yapılmıştır.
Belediye Encümeni bu tarihler arasında 95 kez toplanmış olup, bu toplantılar sonucunda 1573 adet
karar alınmıştır. Müdürlüğümüzce alınan kararlar düzenli bir şekilde dijital ortamda yazılmış, takibi
ve gereği yapılması için ilgili müdürlüklere havalesi gerçekleştirilmiştir.
Kararların düzenli bir şekilde arşivlenmesi için klasöre takılarak ayıca Encümen Karar Defterine
yazılması sağlanmıştır.
Encümen üyelerinin huzur hakkı puantajı hazırlanarak ilgili müdürlüğe gönderilmiştir.

Evrak Kayıt ve Dosyalama Çalışmaları
Yazı İşleri Müdürlüğümüzce 01 Ocak 2024 tarihinden 31 Aralık 2024 tarihine kadar olan sürede,
10160 adet gelen evrak, 15843 adet giden evrak kaydı yapılmıştır.
Gelen evrakların havaleleri sağlanarak bilgisayara kaydı yapılmış, ilgili müdürlüklere bilgisayarda
tarama yolu, K.E.P (Kayıtlı Elektronik Posta) sistemi üzerinden belge aktarma yolu ile gönderilmeye
başlanmış, evrakın daha kısa zamanda zaman kaybı olmadan müdürlüğe ulaşması sağlanmıştır.
Ayrıca zaruret arz eden evraklar zimmetle ilgili müdürlüklere gereği yapılmak üzere gönderilmiştir.
Cevaplanmayan evrakların takibi yapılmış, evrak takibi ile ilgili olarak haftalık, aylık ve yıllık raporlar
hazırlanarak ilgili müdürlüklere bilgi verilmiştir. Kayıt esnasında 2 veya daha fazla müdürlüğü
ilgilendiren yazıların cevapları müdürlüğümüz tarafından yazılmıştır. Yıl boyunca yapılan gelen ve
giden evrak kayıtlarının yılsonunda çıktısı alınarak evrak kayıt defteri oluşturulmaktadır.
Yazışmalar, 10 Haziran 2020 tarih ve 31151 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan Resmi
Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkındaki Yönetmeliğe göre yapılmaktadır.
Yazışmalarda ve dosyalamalarda desimal sisteme, 20.07.2009 tarihinden itibaren de yazışma
kodlamalarına geçilmiştir. Birimlerle yazışmalar koordineli ve düzenli bir şekilde takibi yapılmış,
aksatılmadan yürütülmesi sağlanmıştır.
KAYSİS (Elektronik Kamu Bilgi Yönetim Sistemi)’de K.EP adresi kayıtlı olan Kurumlar ile K.E.P
(Kayıtlı Elektronik Posta) üzerinden yazışmalar yapılmıştır.

Kurum Arşivi Çalışmaları

Kurum Arşivinde kayıt yönetimi çerçevesinde fiziksel düzenleme, devir-teslim, ayıklama ve imha
işlemleri ile tüm müdürlük ve birimlerde sayısallaştırma ve indeksleme Fiziki Arşivleme Sistemi ve
Standart Dosya Planı uygulama çalışmaları gerçekleştirilmiştir.
 Müdürlük ve birimlerde işlemi biten evrakın ilgili yönetmelik maddeleri gereğince uygunluk
kontrolü yapılarak, kabulü yapılmıştır.
 Yazı İşleri Müdürlüğü, Zabıta Müdürlüğü, Mali Hizmetler Müdürlüğü, İtfaiye Müdürlüğü, İnsan
Kaynakları ve Eğitim Müdürlüğü, Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü, Gelirler Müdürlüğü,
Veteriner İşleri Müdürlüğü ve İmar ve Şehircilik Müdürlüğü, Park ve Bahçeler Müdürlüğü’ne ait
yönetmelikte belirtilen esaslar doğrultusunda evrak teslim alınmış, kurum arşivi tarafından yine
yönetmelik esasları gereğince kabulü yapılmıştır.

 2024 Yılında Kurum Arşivine devredilen evrakların birimlere göre dağılımı ve adedi;
- Yazı İşleri Müdürlüğü 68 Klasör - 2 Karar Defteri
- Zabıta Müdürlüğü 78 Klasör - 98 Koçan
- Mali Hizmetler Müdürlüğü 14.871 Dosya - 116 Klasör
- İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürlüğü 6 Klasör
Bolu Belediyesi | 205