Page 149 - Bolu Belediyesi Faaliyet Raporu - 2024

BOLU BELEDİYESİ | FAALİYET RAPORU 2024

ÖZEL KALEM MÜDÜRLÜĞÜ

Görev, Yetki ve Sorumlulukları
Özel Kalem Müdürlüğü, 5393 sayılı Belediye Kanunu ve Özel Kalem Müdürlüğü’nün görevleriyle ilgili her
türlü mevzuat dikkate alınarak hazırlanmıştır. İş Bu Yönetmenlik Belediye Meclisinin 09/09/2024 tarih ve
2024/317 sayılı kararı ile onaylanmıştır. Karar kapsamında görev, yetki ve sorumlulukları tanımlanmıştır.

Personel Yapısı
Özel Kalem Müdürlüğü’nde 2024 yılında; 1 Müdür, 5 memur, 22 şirket personeli, 28 personel görev
yapmıştır.

Faaliyet ve Projeler
Özel Kalem Müdürlüğü kapsamında 2024 yılında gerçekleştirilen faaliyet şu şekildedir;
 Vatandaşlarımızın Belediye Başkanı ile birebir görüşmesi sağlanmıştır.
 Başkanlık Makamına gelen vatandaşlarımızın dilek ve temennileri Başkanlığa aktarılmıştır.
 Yurt içi ve yurt dışından gelen misafirler ve heyetler ağırlanmıştır.
 Belediye Başkanımızın başkanlığında yapılan Daire Müdürleri Toplantısı ile birimler arası
koordinasyonu sağlama çalışmaları sürdürülmüştür.
 Başkanlık Makamının protokol karşılama, ağırlama, özel heyetlerle yapılacak temasların ayarlanması,
randevuların ve toplantıların düzenlenmesi, evrakların takibi, tebrik, teşekkür, taziye vb. mahiyetteki
yazışmaların yürütülmesi sağlanmıştır.
 Belediye Başkanının resmi ve özel temasları düzenlenmiştir.
 Makama sunulması istenen veya gerekli olan yazı, dosya ve dokümanlar iş bölümüne göre Başkan,
Başkan Yardımcılarına sunulmuş, imzalanan veya süreci tamamlananlar ilgili yerlere veya kişilere
gönderilmiştir. Resmi yazılar ve mail ile gelen yazılar başkanlık makamına iletilmiş, cevaplanarak ilgili
yerlere ulaştırılmış, takip edilmesi gereken konuların süreçleri takip edilmiştir.
 Milletvekillerimiz, belediye başkanlarımız ve diğer heyetler ağırlanmıştır.
 Makam ve müdürlüklerle doğrudan doğruya ilgili konulardaki Türkçe veya yabancı dil ile yapılacak
yazışmalara ait metinlerin hazırlanması, dosyalama işlemleriyle tercüme işlemleri yürütülmüştür.
 Bakanlıkça talep edilen veya Başkanlığa sunulacak konularla ilgili müdürlüklerce verilmesi zorunlu
veya yararlı görülen tamamlayıcı bilgi ve dokümanlar sağlanmış, bu konularda gerekli derleme,
araştırma ve incelemeler yapılmış veya ilgili birim müdürlüklerine yaptırılmıştır.
 Başkanlıkça verilen sözlü veya yazılı emir ve bilgiler ilgililere duyurulmuştur.
 Temel atma, açılış, anma, kutlama vb. toplantılarda protokol kurallarına uygunluk denetlenmiş ve
düzenlemeleri sağlanmıştır.
 2024 yılında istek ve şikâyet hattımız üzerinden Başkanlığa ulaşan 301 adet istek, şikâyet ve öneri
konuları hakkında ilgililere en kısa zamanda bilgi verilmiştir.
 Yurt içinden ve yurt dışından gelen konukların ve heyetlerin yeme, içme, barınma, ulaşım ve
ağırlanmaları sağlanmıştır.
 Başkan, belediye meclis üyeleri, başkan yardımcıları ve belediye görevlilerinin yurt içi gezileri
ayarlanmış, yurt dışı seyahatlerinde de gereken pasaport, vize, bilet, rezervasyon, otel, misafirhane
gibi işlemleri takip edilmiş ve yürütülmüştür.

Bolu Belediyesi | 146